海洋工程研究院科研条件分平台仪器设备档案管理制度（试行）

海洋工程研究院

科研条件分平台仪器设备档案管理制度（试行）

为规范海洋工程研究院（以下简称“海工院”）科研条件分平台仪器设备的档案管理，建立仪器设备完整和准确的过程信息，使仪器设备档案成为教学、科研和对外共享服务的重要参考资料，提高仪器设备的管理和使用效率，特制订本制度。

第一条 本制度适用于海洋工程研究院科研条件分平台仪器设备档案的规范管理，如与清华大学深圳国际研究生院（以下简称“国际院”）有关管理规定不一致，按照国际院的有关管理规定执行。

第二条 管理职责

(一)海工院科研条件分平台指定专人负责档案管理，严格按照本制度要求对仪器设备档案进行分类、立目、归档等工作，确保档案分类清晰、立目规范、归档及时准确；

(二)档案按四个子平台分类管理，分别为海洋资源与环境服务子平台、海洋信息与数字海洋子平台、海洋能源与电力服务子平台、临海基地子平台，各子平台工程师负责收集本方向仪器设备的相关材料，并移交给档案管理员；

(三)档案管理员必须做好档案“防火、防水、防潮”工作，定期对纸质档案进行整理；

(四)各类档案，按需采取纸质档案或电子档案保管的方式，确保档案查阅快捷、准确。

第三条 档案分类

(一)购置资料：购置审批表、招标文件、购置合同、供应商使用和安装说明书、保修卡等；

(二)安装、调试、验收资料：安装和调试记录、验收报告等；

(三)使用登记资料：仪器设备使用登记记录表、借用协议或合同等；

(四)维修、维护资料：包括维修申请单和维修单、维护保养记录、故障记录、故障分析处理报告等；

(五)其他资料：报废处理申请表、共享收费论证资料等。

第四条 归档要求

(一)归档资料要求完整、准确；

(二)归档资料必须为原件，如为复印件或无纸质材料，应加以说明；

(三)归档资料按照自然形成、保持历史联系的原则，并按分类要求进行编目编号；

(四)归档名称的填写内容准确、文字简练通顺、结构完整，揭示所含文件内容，并按形成时间系统排列，按顺序编号，填写目录；

(五)文件归档份数：原则上纸质版一份，同时提交电子版资料；

(六)归档时间：相关资料负责人应于工作结束后尽快（最迟一周内）将材料整理后移交管理员归档，移交人与接档人应当面确认材料完整情况；仪器设备的使用记录可每三个月归档一次。

第五条 档案的查阅和借阅

(一)查阅档案应填写查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等，原则上应在档案存放处查阅，阅后及时归还；

(二)查阅档案一般不得进行复制。确有特殊情况必须复制的，应登记备案；

(三)档案资料原则上不能借出，确需借出的，需经借阅人所属平台负责人批准，责任工程师审批后，方可办理借出手续。借阅人应爱护档案，负责借出档案的安全，不得遗失，不得转借他人，不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；档案如有丢失、损坏，应追究借阅人责任。

第六条 档案保管期限及销毁